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【発見】あなたがいつも忙しい理由【改善】

4月 29, 2020

この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

緊急重要マトリクスタイトル

仕事はできるひとに集まる。急ぐ仕事ほど、忙しいひとに任せろ。なんてよく言いますね。実際にあなたの職場を眺めてみてください。一番デキる人が一番仕事を抱えているのではないでしょうか。
彼らは人一倍忙しいなか、どうやって次々に舞い込む仕事をこなしているのでしょう。
今回は、できるひとが心がけている仕事の優先度の付け方と予定通り仕事をやりきるコツについてご紹介します。

この記事の要約

  • 優先順位の考え方は、マトリックスできめられる
  • あなたの優先すべき仕事は「緊急でない重要」案件
  • タスクを見える化するおすすめアプリ

あなたが成果を出すための仕事って一体どれ?

毎日毎日、新しい仕事や頼まれごとがやってきては一体何から手を付けていいかわからない。

挙げ句に手当り次第に手を付けて、気がつくと大事な成果が出ていない。
それは、仕事の優先順位がつけられていないことが原因です。

でも優先順ってどうやってつけたら良いかわからないよって思ってませんか?
例えば次のように自問自答してみましょう。

それはあなたにとって重要な仕事ですか?

あなたががむしゃらにやっている仕事って、全部が全部あなたにとって重要な仕事でしょうか?

それに、なぜこんなにも急ぎの仕事ばかりになっちゃうんでしょうか。

その仕事ってどのくらい急ぐもの?

手当り次第にやっている仕事、それってすぐに終わらせるべき仕事ですか?

逆に手を付けられずに、ずっと後回しになっている仕事があるけどそれって大丈夫?

緊急・重要マトリクスで仕事の優先度を棚卸し

じつはこの悩みには、解決するためのツールがあるんです。

ズバリ「緊急・重要マトリクス」といいす。

あなたの抱えている仕事(タスク)を、下図のようなマトリクスにあてはめて緊急性と重要性で分類し優先順をつけようということです。

緊急重要マトリクスの説明

緊急かつ重要 事故処理的な仕事

予定通り進めているつもりでも、アクシデント的な自体というものは起きてしまうものです。

例えば

  • 急なクレームが入ってすぐに対応しなければなならない
  • お客さんの都合でプレゼンの予定が急遽早まってしまった
  • 納期までギリギリのタイミングで仕事を受注してしまった
  • 納品直前にミスが見つかり急いで修正する必要がある

どうしても放置するわけにはいかないし、期日までに済ませる必要があるものです。

緊急ではないが重要 あなたがやるべき仕事

実はこの領域があなたが一番やるべき仕事の領域です。
例えば

  • これから着手する仕事の工程表を作る
  • 仕事の進捗を確認する仕組みを作る
  • 完了した仕事の振り返りをする
  • 業務上の知識で不足していることを勉強する

これはあなたにしか出来ないあなたのための仕事です。

この領域をおろそかにしないことが、先々で時間の余裕を生むことにつながります。

緊急だが重要ではない 余裕があればやる 割り込み仕事

この領域は、自分でコントロールできない事が多いのも特徴です。
例えば

  • 突然の訪問客
  • 同僚や後輩のヘルプ
  • 特に緊急でない電話
  • 特に意見を求められていない、書類や報告書のチェック

あまりあなたの成果につながらないので、できれば避ける方が良いでしょう。

もし余裕があれば、やっても良いくらいに考えておきましょう。

緊急でも重要でもない 絶対避けるべき やる必要のない仕事

この領域は積極的に避けるべきです。
あなたの時間を奪うばかりで、全く成果になりません。
例えば

  • 誰かの噂話や長時間の茶飲み話
  • 単なる待ち時間
  • 何もしない移動時間
  • とりとめのない電話

これらの活動は、意味を成さないどころか惰性で時間を奪ってしまいます。

ただしあなたの心がけ次第でいくらでも削減できます。

成果を出す仕事に時間配分を

なぜ成果が出ないのか?一度自分で一日のタスクと時間配分を確認してみましょう。

あなた自信なにか気づきがあるはずです。

さてどうでしょうか、あなたの一日はどの領域の仕事が多いですか?

ではどうやって改善するのか?

解決策はズバリ

「緊急かつ重要」な仕事を片付け、「緊急でないが重要」に時間を割くこと

です。

「緊急でないが重要」な仕事に手を付けられずにいると、結果的にその他の3領域に時間を奪われることになってしまいます。

「緊急ではないが重要」な仕事は、あなたの仕事をスムーズにします。逆にこの領域が十分でないと、先々では混乱からバタバタ仕事が増えてしまうのです。

また、時間が経つにつれ「緊急ではない」は「緊急」になってしまいます。これもバタバタにつながります。

具体的な工夫

とは言うものの、ついつい緊急案件に巻き込まれていしまいますね。
そうならないためには、次のような工夫も有効でしょう。

TODOリスト

ありふれた手段ですが、緊急案件に埋もれてしまわないためやることをリスト化しましょう。

リスト化する効果として、自分がどれだけ緊急案件に追われているかチェックすることも出来ます。

関連記事:【実行できる】ToDoリストの作り方と活用 【アプリ紹介も】

アメとムチ

「緊急ではないが重要」案件が片付いたら、家族旅行に行くとか片付くまでは飲みに行かないとか何でも良いでしょう。

あなたのやる気を鼓舞するアメとムチを準備しましょう。

見える化

タスク管理表を使って、現在の進捗を見える化しましょう。

個人的に管理するでも良いですが、周りのメンバーにも見えるようにしておくのも自分が怠けることを防げて良いでしょう。

アプリの活用

TODOリストやタスク管理として使えるおすすめアプリが「Trello」

個人はもちろん、チームでもタスク共有ができ便利です。

「緊急かつ重要」や「緊急でないが重要」な優先すべきタスクの管理にぜひ使ってみてください

Trello

Trello
開発元:Trello, Inc.
無料
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まとめ

SUMMARY

ただがむしゃらに仕事を進むばかりでは、時間も体力も浪費するばかりです。

あなたの仕事を一度、「緊急重要マトリクス」で棚卸ししてみましょう。

成果が出ない原因がきっと見つかるはずです。

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Bun

Bun

悩める若手ビジネスパーソンの強い味方になります。 現在タイ駐在員で某上場企業の管理職です。 ちょっと先輩社員として皆さんの悩みにホンネで答えます。 サラリーマンとして年収1000を超えるまでにやってきたことを公開しています。

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