この記事を読んで少しだけ人生を変えるのに必要な時間は約 7 分です。
いつも仕事に追われている気がする。なにかやり残している仕事がないか気になっている。もっとスマートに仕事を進めたい。
ビジネスパーソンに限らず、主婦の方でもそう思っている方も多いのではないでしょうか。
今回は、誰でもできる、計画倒れにならないToDoリストの作り方についてご紹介します。
この記事の要約
- あなたの仕事がとっちらかるのは集中できていないから
- ToDoリストの作り方には6つのコツがある
- 邪魔を想定するとToDoリストは実行できる優先順位の考え方は、マトリックスできめられる
なぜあなたの仕事は散らかるのか
そもそも、なぜあなたは仕事(タスク)に追われてしまうのでしょうか？
それは、次のようなことが考えられます。
- あれこれ手を出しすぎて優先順位がつけられていない
- タスクのゴールがはっきりしていない
- 計画に邪魔や割り込みが入ることを想定していない
- そもそもどんなタスクがあるか整理できていない
そんなときに活躍するのがToDoリストです。
ToDoリストの作り方
ToDoリストはその名の通り、やることを書き出したリストのことです。ToDoリスト、ありふれたツールですが意外と使いこなしている方は少ないようですね。
それは、ToDoリストの作り方とコツを押さえていないことが原因ではないでしょうか。
実はToDoリストをうまく使っていくには、いくつかのコツがありますのでご紹介します。
ToDoリストの書き方、ツールを決める
ToDoリストのフォーマットは色々紹介されていますが、あれこれと短期間にやり方を変えないようにしてください。
しばらくは、同じやり方を続けてみましょう。その後、自分に合わないところは改善すると良いでしょう。
最近はノートやメモでもデジタル派の方がいらっしゃいます。アナログ、デジタルどちらでも良いですが、まずはこれが良さそうだと言う方法を最低1ヶ月間くらい続けてみることです。
ちなみに私は、ノートなどもデジタル✕手書き派なので、iPad 手書きダイヤリーアプリを使ってToDoリストを書いています
ToDoリストは前日に作る
ToDoを作るタイミングは、いちにちの仕事を終えたあと翌日の分を作るのが良いでしょう。
出社後の時間のある時にと、当日に朝にToDoリストを作ってはいけません。早晩続かなくなってしまいます。
私の場合は、手書きダイヤリーアプリの翌日ページにToDoリストの定型フォーマットを作って書き出しています。
タスクは具体的に書く
抽象的すぎるタスクは実行することが難しくなります。
例えば
「〇〇さんとミーティング」じゃなく
「〇〇さんとA案の価格見積を決める」
というように、はっきりと何をするのかゴールも定めて書き出しましょう。
適度な粒度でタスクを書く
ひとことで「仕事」といっても、タスクがひとつで完結する場合と複数のタスクが完了しないと終わらないものがあります。
もしあなたが書き出した「仕事」の複数のタスクが絡まっている場合は適度に分解してください。
例えば、何がを外注するという「仕事」があったとして
「〇〇の件を発注する」
では粒度が大きすぎます。
「〇〇の見積依頼を3社に出す」
「3社の見積比較をする」
「課長に注文書の承認をもらう」
というくらいに分解して適切なタイミングでToDoリストに上げるのです。
各タスクの所要時間を見積もる
実行されにくいToDoリストの特徴に、各タスクの所要時間が見積もられていない事が挙げられます。
書くだけ書いてみて、本当に1日で終わらせることができるのか？という視点が抜けてしまっているんのです。
慣れないうちは、見当だけでもよいので各タスクの時間を見積って書き足しておきましょう。
所要時間を考えておくことで、そのタスクをどのタイミングでやるべきかあたりがつけやすくなりますし急な割り込み仕事が入っても時間の調整が可能になります。
優先度の高いものだけ書く
とにかく思いついたタスクをどんどん書いていると、達成されないタスクばかりが溜まってしまいます。それによって本当にやるべき仕事に手を付けられなかったら本末転倒ですね。
優先順位をつけて、上位のものだけを書くことをおすすめします。
私の場合、リストにする前にブレスト的にタスクの洗い出しを週に1回程度やります。そのメモから、優先度の高いTop6をToDoリストに書くことにしています。
6つというのは、私の経験則です。いろいろ試してみて一日の仕事量としてはこれくらいがちょうどよかったというだけです。ここは皆さん流にアレンジしていただいて良いでしょう。
それから、メールチェックなどのルーティーンはあえて書かず除くことにしています。
偶然性プランニング
とはいえ、ToDoリストってやりきれた試しがないというかたもあるでしょう。
実は、時間管理のテクニックがうまく実行できるやり方があるのです。
それは、邪魔を想定しておくということです。「偶然性プランニング」と呼ばれたりします。
やり方はかんたんです。
ToDoリストを作ると同時に、そのタスクはどんな邪魔が入ったらできなくなるかをリスアップして、その対策も考えておくのです。
- 邪魔の例としては
- 急な会議が入る
- 携帯の着信がある
- 機器が壊れてしまう
- 疲れてしまう
- 飽きてしまう
などなど・・・
邪魔自体をなくすことは出来ないものもありますが、あらかじめ想定しておくことで生産性やモチベーションや下がるのを防ぐことができます。
研究によると、偶然性プランニングをやらないと全体の労働時間の20%の邪魔の時間が入るとモチベーションが落ちること言われています。
ところが、偶然性プランニングをやっておくと邪魔が入っても、本来の生産性やモチベーションは下がりにくいと言われています。
ToDoリストの書き方のポイントがわかったら、脳科学の工夫を凝らしたこちらのフォーマットを試してみてはどうでしょうか
忘れっぽい 集中力がない僕に仕事で成果を出させた脳が冴え渡る超ToDoリスト
ToDoリストに活用できるアプリの紹介
ToDoリストはあなたに合ったやり方、フォーマットが良いと述べました。とはいえこれからToDoリストを始めるにあたってなにか参考にするものが必要だと思います。
ご参考までにデジタル派のためにいくつか関連アプリをご紹介します。
Trello
タスク管理ツールです。付箋に書いて貼るように、タスク（アプリ内では「カード」）をリストにしたり、リストから別のリストへドラッグ・アンド・ドロップで移動させたり出来ます。チーム作業には共有機能も便利です。
リマインダー
Apple純正のリマインダーアプリです。iPhoneをお使いの方ならいつでも使えますし、カレンダーアプリとの連携も便利です。
Google ToDoリスト
Google製のToDoリストです。G-mailやスプレッドシートなどのGoogleアプリからかんたんに起動、同期できるのは便利です。
GoodNotes5
ToDoリストに限りませんが、iPadの手書きノートアプリとしては定番中の定番アプリです。私はこのアプリをダイヤリー代わりにつかっています。翌日のページに、前日のうちにToDoリスト作って追加するというやり方をやっています。
まとめ
ToDoリストは無駄だという方も多いのですが、生産性やモチベーションの維持のためにはやることを明確にしておくことが重要です。
やることが消化していることを見えるようにすることで、仕事をすすめるインセンティブにもなりますし、タスクいつやるか覚えておく脳のリソースも解放できますからタスクに集中できます。
まだToDoリストを試したことがない方、ぜひやってみて自分のやり方を見つけてください。
