この記事を読んで少しだけ人生を変えるのに必要な時間は約 8 分です。
毎日忙しく働くわたしたちにとって、仕事の管理は成果に直結します。
ついうっかり大事な連絡や書類の提出を忘れてしまったり、ついつい面倒な仕事が後回しになったり。
なんてことは、絶対に避けたいものです。
そんなときに、とっても役に立つのがToDoリストです。
使い古されたやり方ですが、それだけに効果は抜群。
今回はそんなToDoリストを精神科医が脳科学的に改善したToDoリストをベースにわたしの改善を加えた超ToDoについてご紹介します。
このToDoリストのおかげで、わたし自身に起こった変化は次のようなものでした。
- 作業の中断が減り一つひとつの仕事の仕上がりが早くなった
- モヤモヤと気になっていることが減り作業に集中力アップ
- 取りこぼしがなくなりバタバタ仕事が減った
- 結果、毎日定時でも仕事が滞らなくなった
簡単に実行できますし、きっと皆さんにも良い変化が起きることでしょう。
忘れっぽい 集中力がない僕を助けた超ToDoリスト
今回ご紹介する、超ToDoリストは精神科医で作家の樺沢紫苑氏の著書『絶対にミスをしない人の脳の習慣』に紹介されている「樺沢式ToDoリスト」を僭越ながらわたしなりにアレンジしたものです。
早速わたしの超ToDoリストのフォーマットをお見せして、使い方をご紹介します。
超ToDoリストのフォーマット
超ToDoリストの使い方は、次の通り非常にシンプルです。
- ToDoをエクセルで書き出してプリントアウト
- 机の脇に常に開いておく
- 作業中に気になったことはリストにメモ
- 毎朝または帰宅前に更新する
１．ToDoをエクセルで書き出してプリントアウト
後で詳しく述べますが、このToDoリストには時間間隔ごとに３つずつしか書く欄がありません。
午前、午後、毎日と時間ごとに、最大でも3つ終わらせたいことを書きます。
それから、毎日やることや週次、月次でやることも3つ書いておきます。
このフォームをエクセルやワードのファイルで書いたら、紙にプリントアウトします。
ファイルは今日の内容も含め、保存しておきます。
こうすることで、リピートする仕事や繰延になった仕事を把握できますし、次回以降のリスト作成時間も削減できます。
２．机の脇に常に開いておく
プリントアウトした紙は、仕事机の上に常に開いておきましょう。
わたしはいつでもリストを見たり書いたりできるように、キーボードの右側に開いておいています。
わざわざ開いたり探したりする手間を省くのと、リストの運用自体にエネルギーを割かれないようにするためです。
３．作業中に気になったことはリストにメモ
作業をはじめたら、切りの良いところまでは集中して終わらせるのが効率的です。ですが実際には電話の割り込みがあったり、作業中にふと気になることが思い出されたりするものです。
そんなときは、ToDoリストにササッと書き込みすぐに作業に戻ります。
そうすることで、今の作業の手をできるだけ止めず集中を途切れさせません。
書き込んだことは、作業が一段落したときに見直してToDoのひとつとして処理します。
４．毎朝または帰宅前に更新する
リストの更新は、出勤して朝一番か終業後の帰宅前に行います。
大事なことは、リストが完成してからその日の仕事をスタートすること。
メールの確認や、朝一杯のコーヒーより先です。
メール確認などの細々とした仕事からはじめると、優先度も決めないまま「なし崩し的」に仕事が始まってしまいます。そうなってしまうことを避けるため、必ずリストができてから仕事を開始するのです。
わたしの仕事のやり方を変えさせた一冊
わたしは歳を重ねるごとに自分の記憶力に自信がなくなり、一方で昔から集中力がないことにも悩んでいました。
仕事の工夫は色々とやってきたつもりでしたが、所詮は我流ですから我ながら効果に疑問もありなかなか続かない。
そんなときに手にとったのが、樺沢紫苑氏の著書『絶対にミスをしない人の脳の習慣』でした。なかでも「樺沢式ToDoリスト」は、まさに目からウロコ。
この一冊が、わたしの仕事のやり方を変えさせていしまったと言っても過言ではありません。
この他にもこの本には、失敗しないための脳の使い方についての多くの示唆が紹介されています。
もしわたしと同じように仕事の工夫にお悩みなら、ぜひご一読されることをおすすめします。
今回のToDoは樺沢紫苑先生の樺沢式ToDoリストをベースにしています。わたしが使いながら工夫した点は「月次」、「週次」の予定もリストに入れたことです。
サラリーマンの業務では、ウィークリー、マンスリーの提出物があるものでこれらを抜け漏れさせないための工夫です。
超ToDoリストの特徴と工夫
この超ToDoリストの効果が抜群なのは、脳科学的な工夫が凝らされているからです。
いくつか特徴を上げると
時間ごとに３つずつしかかけない
メモを兼ねることで集中が途切れない
紙と電子ファイルの併用で備忘録いらず
といったことが挙げられます
時間ごとに３つずつしか書かけない
このリストは、詰め込みすぎを防ぎ集中して作業できるよう午前午後でやることを３つまでしか書かないようになっています。
このToDoリストの考案者で精神科医の樺沢紫苑先生によると、人間の脳がいち度に覚えておけるのはせいぜい3つ程度。
やることとして頭の隅においておくのも、3つ程度にしておけば無理がない。
それに質を保って作業するのに、午前午後で3つ程度ずつがちょうどよいです。
メモを兼ねることで集中が途切れない
このToDoリストは、プリントアウトして机の上に常に開いておいておきます。
そうすることで、気になったことはさっとメモできるようになっています。
作業中に気になったことが出てくると、そのことがずっと気になり集中が途切れます。
どうかすると、作業を止めて気になったことについ手が出てしまうなんてことも。
そうならないために、このリストをメモ代わりにしてしまうのです。
書いたことは改めてToDoに折り込めば、気になったことも逃さず処理することができます、
紙と電子ファイルの併用で備忘録いらず
このご時世に、紙のリストなんてと思うかもしれません。
わたし自身も、はじめはちょっと抵抗感があったのは事実です。
そこでエクセルだけでやろうか、タブレットのメモアプリではどうかといろいろ試しました。
結論としては、電子ファイルで作成して紙で運用するというのがシンプルで一番使いやすい。いつでも見れる、いつでも書けるのは非常にストレスが少ない。
先述のメモ書きも含めて、やり残したことや毎日のリピート仕事は電子ファイル側に書き込んでおくことで備忘録にもなります。
予定変更にも対応できる、バレットジャーナル的な使い方もできるというわけです。
ToDoリストを使って変わったこと
先述の通りわたしの悩みは、忘れっぽいことと集中力がないこと。
それに、いろんな工夫をした割にはなかなか続かないということでした。
今回のToDoは、非常にシンプルかつ投資もほぼゼロ。
とっても続けやすく、効果も高くてわたしにピッタリの方法でした。
ToDoリストを使って仕事の進め方を変えた結果、次に上げるような変化がありました。
私に起きた変化
- 作業の中断が減り一つひとつの仕事の仕上がりが早くなった
- モヤモヤと気になっていることが減り作業に集中力アップ
- 取りこぼしがなくなりバタバタ仕事が減った
- 結果、毎日定時でも仕事が滞らなくなった
作業の中断が減り一つひとつの仕事の仕上がりが早くなった
わたし自身、忘れやすいことを自覚していますから、ふっと浮かんだことを忘れてはいけないと常に考えていました。
忘れてしまっては大変と、とりあえず手を付けてしまうというのが常になっていたのです。
作業を中断せず集中できるということは、当然仕上がりも良くなりますし早くも終わります。
これまでいかに細々としたことに、作業が中断されていたのかと反省しました。
モヤモヤと気になっていることが減り作業に集中力アップ
以前のわたしは、いつも何かやらなきゃならないことが残っているような気になっていていました。
そのために常に一定の脳のリソースが使われている、そんな感じがしていました。
これがわたしの感じる「モヤモヤ」の正体です。
そのモヤモヤを解消して、脳のリソースを作業に集中できるということは、作業への集中力もアップするのも当然です。
取りこぼしがなくなりバタバタ仕事が減った
単純な話ですが、やらなきゃならないことは終わるまでToDoに上がっているわけですから取りこぼしはぐっと減らすことができます。
以前は、期限の直前になって大事な仕事を思い出したりして常にバタバタとしていなければなりませんでした。結果、余裕があったはずの仕事も時間がなくなっていしまう。
そんな悪循環からの脱却にToDoリストが大いに役に立っています。
結果、毎日定時でも仕事が滞らなくなった
仕事が早く片付くもんですから、毎日定時で帰ったって問題ありません。今私は管理職ですが、部下に率先して定時退社したって仕事がたまるなんてことはありません。本当に毎日余裕と言っても言い過ぎではありません。
まとめ
今回は、精神科医で作家の樺沢紫苑先生の樺沢式ToDoリストをベースにしたわたしの超ToDoリストについてご紹介しました。
必ずしもわたしのやり方がどなたにもマッチするわけではないでしょうから、ご自身の使い方をアレンジしてみてはどうでしょうか。
きっと脳のリソースを軽くなり、作業に集中できているご自身に気がつくことができるはずです。
