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【使える】業務効率化のテクニックで出張荷物を効率化する【らくらく】

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古びたかばん

わたしは、仕事がら出張をたくさん経験してきました。
東京で勤務していた頃は、最低でも月イチ程度は国内出張する生活をトータル10年近く過ごしてきました。海外案件が多い時期は、年のうち半分近くは海外に行っているということもありました。
仕事本体を除いて、出張における最大の問題はなんと言っても荷物です。
あれこれ心配で準備しすぎると、ついつい大きなスーツケースになってしまいます。移動中に大きなカバンを振り回して、駅や空港をのそのそ歩くのは本当にかっこ悪いですよね。
かと言って出先で不便するのも嫌ですし、ましてや忘れ物で仕事に支障をきたすようでは困りものです。
今回は、ビジネスパーソンらしく効率化の手法をつかって出張荷物を効率化するテクニックをご紹介します。

この記事の要約

  • 荷物が小さいと忘れ物やなくしものが減る
  •  効率化のテクニックで荷物は50%ダウンサイジングできる
  •  チェックリストで迷いを断ち切り忘れ物を撲滅
  •  出張便利グッズの紹介

できるビジネスパーソンは荷物が小さい

飛行機や列車で小さなキャリーバッグだけで軽やかに乗り降り。いかにも出来そうって感じじゃないですか?

荷物を小さくまとめると言うことは、見た目だけの話ではないんです。小さい荷物ということは、相対的にアイテム数が少ないということが言えます。

アイテム数が少ないということは、管理する物が少なくて済むというとですから荷物のことで余計なことを考えることから解放されることを意味します。荷物を小さくすることで、かえって忘れ物やなくしものが減るのです。

荷物の管理から開放されてスッキリした頭で、移動中の仕事にも集中できるということになります。

ECRS(イクルス)で荷物は50%にダウンサイジングできる

わたしが出張を繰り返す生活中で手に入れたテクニックを駆使することで1週間程度の出張ならば機内持ち込みサイズのキャリーバッグでひとつとあるき回るようのショルダーバッグだけ過ごす事ができます。

機内持ち込みサイズの場合、概ね2−3日程度の荷物が入るというのが標準的な容量です。つまり、今回ご紹介するテクニックで約50%のダウンサイジングを実現できます。

今回ご紹介するテクニックは、ECRS(イクルス)という業務効率化の手法をベースに考えたものです。
ECRSとは、業務効率化の考え方でE(Eliminate排除)、C(Combine結合)、R(Rearrange入替)、S(Simplify簡素化)の順で業務の見直しを考える手法のことです。

関連記事:【家事も仕事も】効率を改善して自分の時間を作るシンプルな方法【ECRSで改善】

E 排除

効率化の最初の一歩は、成果につながらないものを「排除」することです。

出張荷物で最も場所をとるものは、なんと言っても衣類です。

仕事着、私服、下着、パジャマ 、通常の1週間の生活で使うものをそのまま持ち込んではすぐに大きなスーツケースでもすぐに一杯になります。

ではどこから手を付けましょうか。出張荷物で排除すべきはパジャマです。パジャマなんか不要です。ジャージやTシャツなども同様、いわゆる寝間着専用に持ち込む衣類は必要ありません。

国内出張の場合は、ビジネスホテルに備え付けの浴衣か部屋着で十分です。

それから私服も極力不要と考えましょう。夕食やちょっとした買い出しのとき、浴衣というわけには行きませんから最低限の私服は必要でしょうが仕事着がスーツという方なら、ネクタイを外してし襟元を緩めればそれで十分ですね。

それから、下着類。几帳面な方なら、毎日1着ずつと考えるかもしれません。ですがわたしに言わせれば、下着は2式あっても3式あれば十分です。つまり、着ている1式と予備が2式です。ホテルには大抵の場合、コインランドリーがついています。2日に1回程度、洗濯をすれば十分1週間回していけます。理論上、この方法で1ヶ月の出張でも回していけます。

さらに、衣類は圧縮することでもっとスペースを排除することが出来ます。衣類用の圧縮袋もありますが、実はジップロック十分代用することが可能です。

やり方は簡単。

  1. シャツや下着類を平たくたたみ重ねて、ジップロックに入れます。
  2. 入り口を3cmくらいだけ残してしっかり締めます。少し隙間が開いている残っている状態です。
  3. この状態で、ベッドやソファーにジップロック置いておもむろに座布団のように尻に敷いてしまいます。
    すると、先ほど残しておいた隙間からジップロックの中の空気が勢いよく抜けてきます。そしてたらすかさず、残しておいた隙間を閉じます。

こうすることで下着類はペッタンコのせんべいのような状態にできます。

余談ですがジップロックは旅先で何かと役に立つ場合がありますので、1,2枚の予備を入れておいても邪魔にはなりません。

次に紙の資料や書類も排除してしまいます。
もしあなたが出先でも会社のサーバーなどに接続できるならあえて持ち出す必要はありませんね。

もし出先でサーバーに接続できないなら、必要と思われる資料は自分宛てのメールに添付して送っておきましょう。

とにかく印刷して持っていく様なことはせず極力ペーパーレスで済ませてしまいます。ともかく持ち歩く紙類は、申請用紙のように提出するためどうしても印刷が必要なものだけに絞りましょう。

C 結合

次は「結合」です。

荷物をダウンサイズするには、持っていくものの点数を減らすことも有効です。このとき役立つのが結合の考え方です。

最近は出かける時に気にすべきことの一つは、スマホやパソコン、スマートウォッチなどの充電ですね。そのために必要なのは、コンセントに刺すUSBプラグ、ケーブル、それもiPhone用のLightningケーブルとその他の機器用にmiciroUSB、もしiPadを使ってたらUSB-Cが必要です。それから念の為に、非常用の電源としてモバイルバッテリーなんかも必要です。

これら一つ一つは小さいものですが、かばんの中をゴチャゴチャさせなくしものの原因にもなります。

こういう時に役に立つのは、充電器とモバイルバッテリーがハイブリッドになった製品と巻取り式のUSBケーブルです。

先程あげたゴチャゴチャしたモノたちは、このたった2つに集約できます。

Anker PowerCore Fusion 5000 (モバイルバッテリー 搭載 USB充電器 5000mAh) 【PSE認証済/コンセント 一体型/PowerIQ搭載/折りたたみ式プラグ】 iPhone & Android各種対応 (ブラック)


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それから、出張先で使うメモ帳、手帳スケジューラー類、カメラ、そして移動中の気分転換の本。これらは、タブレットに1つに完全に結合することができます。

私のオススメは、iPad pro+Apple pencilです。この組み合わせは、手書きノートの完全上位互換だと思っています。
もしあなたのPCの使い方が、プレゼンやメール、簡単な文章書き程度のことでしたらこれもタブレットに結合してしまえます。

関連記事:【2020年最新】手書きアナログ派がiPadでビジネスを加速した方法 【体験談】

R 入替え

さて次は、「入替え」です。

何を入れ替えるか、ズバリかばんの中身を入替えます。

出張先の現場までキャリーバッグを毎日持っていくのは邪魔ですね。通常はキャリーバッグはホテルに置いたままになるでしょう。

そこで出張先での機動力を確保するために、携帯用のトートバッグかショルダーバッグを準備しておきます。

その日の仕事に必要なグッズだけを、そのショルダーバッグに入れ替えて出勤するわけです。わたしは、キャリーバッグの取っ手に差し込めるショルダーバッグを愛用しています。移動中も肩に掛ける必要はないので、邪魔にならず疲れません。

また移動中は、このショルダーバッグにはチケットやiPadだけを入れています。さっと取り出す必要がるものだけを入れて、キャリーバッグは一切開ける必要がないようにしています。

S 簡素化

最後は「簡素化」です。簡素化とは、ここまで効率化した内容を今一度チェックして更に簡便にすることを言います。

出張荷物の簡素化は、カテゴリーごとにまとめるということです。

例えば、絆創膏や爪切り、少量の綿棒などの衛生用品は小さいサイズのジップロックに入れてまとめます。それから、充電器やケーブル類も布製の小物ケースに入れておくとさっと取り出せて便利です。

衣類も先程のジップロック技を使って圧縮すると同時に、小分けにします。洗い物も、予備のジップロックに入れておけば洗濯に持っていくのも楽です。

このように、持ち物の種類によってあらかじめ小分けの袋にまとめておくことでかばんの中で行方不明になるものを減らせます。

私のオススメの入れ物は、ケーブルなんかをまとめていれる用のポーチです。カラーバリエーションがたくさんあるので、色分けして中身を見分けやすくすることも出来ます。

もちろん、ケーブルだけでなくときには衣類だって小さく丸めて入れられます。

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番外編 チェックリストで忘れ物を撲滅

さて最後は荷物ではないのですが、持ち物であれこれ悩まないために出張荷物のチェックリストを作ることをおすすめします。

これまでの出張で使ってきて必要と思うものや忘れがちなものをリストアップしておくと、余計な心配で荷物が増えてしまうことを防げます。

出張の前には、このチェックリストを使って不足品を買い足したりパッキングしたり出かける準備をしましょう。

まとめ

SUMMARY

今回ご紹介したやり方は、主に国内出張を想定したものですがもちろん海外出張でも使えるテクニックです。

海外出張の場合は、そもそも大きなカバンでいくでしょうがダウンサイジングのテクニックを駆使することで、たくさんお土産を買い込むスペースを作ることができます。

日本国内ではコンビニがどこにでもありますから、最悪なかったら買えばいいとも言えますが、「あれがないこれがない」と出先でバタバタとしてしまうことを避けるのも出来るビジネスマンの心得です。

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現在タイ駐在員で某上場企業の管理職です。 新社会人から経営者まで、ビジネスに係る人たちに有益な情報を発信しています。 皆さんとともに学びながら、自分も成長していけたら最高です。

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