この記事を読んで少しだけ人生を変えるのに必要な時間は約 8 分です。
時間をかけたら、仕事の成果を出せる。
そう思っているなら、それは大間違いです。
声を大にして、もう一度いいます。
時間をかけたからといって、成果が出るわけではありません。
たしかに職人さんの世界では、時間をかけ細部にこだわった仕事が大変評価されるでしょう。
しかしビジネスパーソンの世界では、必要のないこだわりに時間をかけることは悪です。
今回は、ついついハマってしまいそうな成果の出ない時間の使い方を、成果の出る時間の使い方に変える考え方についてご紹介します。
わたしはいま、誰でも知っている世界的な企業で管理職を務めています。
立場がら、毎日一生懸命やっているにもかかわらず、なかなか成果の出ないビジネスパーソンを多く見てきています。
実はわたしもそんな時期があって、伸び悩んだ経験もあります。
この記事では、どうすれば成果を出せる時間の使い方ができるのか昔の自分の反省も交えてご紹介します。
この方法のポイントを先にいうと「前半のうちに価値を生む作業を終わらせること」です。
この記事を最後まで読んでいただければこのポイントを理解いただけますので、たとえ定時帰りでもしっかり成果の出せるビジネスパーソンに一歩近づくことができます。
成果を出すビジネスパーソンがどういうマインドで仕事に取り組んでいるのか、具体的にはどんな時間管理をしているのか参考にしてください。
成果を出すマインドセットへの修正
先にも述べましたが、時間をかければ成果が出せると勘違いしているビジネスパーソンは案外と多いものです。
時間さえかければ大丈夫という勘違いから、仕事のスケジューリングがとっても過大に時間を見積もったり、その割に手戻りや停滞の時間が長かったりします。
パーキンソンの法則によると、与えられた時間は成果に関わらず全部使われてしまうといいます。
関連記事：【これで解決】あなたの大事なお金と時間を奪われないために【パーキンソンの法則】
まずは具体的な行動の前に次のポイントを理解して、成果を出せるマインドセットを手に入れましょう
ポイント
- 価値を産まないこだわりは悪、思い切り捨てる
- 開始前半の作業がほぼ全ての成果を決める理解する
- 仕事のゴールは探り出すもの、納入先もゴールがイメージできていないと知る
成果を意識した時間の使い方
では、具体的にはどのように時間をコントロールして成果を出したら良いのでしょうか。
大まかには、次のようなステップをスケジューリングに折り込みます
スケジュールに必ず織り込むこと
- 納入先との前提条件とゴールのすり合わせ
- 全体納期の設定
- 納期の半分、さらに半分でのチェック
- アウトソースも活用した作り込み作業
【具体例】 成果を出せる時間の使い方
では上司の指示での「プレゼンテーション資料作り」を事例に、どのように進めたら良いのかご紹介します。
今回の仕事は、納入先＝上司、成果物（ゴール）＝プレゼン資料です。
では手順に沿ってご説明します。
上司とゴールのイメージをすり合わせる
納入先（上司）とゴールのイメージをすり合わせます。仕事の概略設計と言っても良いでしょう。
ゴールのない仕事は、どこへ行くのか決まっていない旅行のようなものです。しっかり目的地を決めましょう。
上司の方で、すでにはっきりしたゴールイメージがあれば徹底的に聞き出すことが肝心です。
もし上司の方もはっきりしたイメージが固まっていないなら、こちらからの提案を交えてこの時点でしっかりすり合わせることです。
一般に、修正にかかる工数は下流工程へ行くほど指数関数的に増えると言われます。
仕事の始めのうちに決められることは、可能な限りはっきりさせておく必要があります。
- この仕事の本質的な成果はなにか？
- 納入先はこの仕事の成果を使って何をしたいのか？
- この仕事の前提条件はなにか？
という問いになります。
プレゼンテーションの場合では、
- 何を主張したいのか？
- 誰を対象にしているプレゼンなのか？
- 資料を発表するタイミングは？
- 予算は使えるか？
ということになります。
上司と納期を決める
ゴールが定まったら、この時点で想定できる納期を決めておきましょう。
無理して最短納期を設定する必要は決してありませんが、プレゼンなら具体的な発表の場がきまっているでしょうからそれを過ぎた納期というわけには行きません。
他の仕事との兼ね合いも考えて、現実的な納期を設定しましょう。
仮の工程表もドラフトレベルでよいので作る
作業全体を見渡せるようラフな作業項目や途中の成果、その順番と大体の時間を上司と決めておきましょう。
上司も途中で進捗を気にしてくれます。
納期の50％と75％のところで上司チェックの予定を入れる
全体の予定に必ず入れておいてほしいことは「納期の半分」での上司チェックです。さらに、残りの半分の半分、つまり全体の75％のところでほぼ最終チェックする日程を決めておきましょう。
上司も忙しいので、仕事に着手するより先にチェックの日取りを決めておくくらいでちょうどよいです。
作業が佳境に入っての日程調整ほど、億劫になってしまいます。上司のチェックはどうせ必要なプロセスなのだから、はじめに決めておくのが吉です。
50％納期での上司のチェックまでの目標
このとき大事なのは、6〜7割くらいは仕事の全貌が見えていてほしいということです。
パレートの法則によると、仕事の価値の80％は2割の時間で作られます。
半分の時間で、少なく見ても仕事の価値の6〜7割くらいは見えているはずなのです。
逆にいえば、後半戦に差し掛かったところで6割くらいの成果が見えていないとすれば、その仕事は納期通りの成果が出ないかもしれないということです。
6〜7割の成果って何か？
例えばプレゼン資料を作っているとすれば、全体の骨格ができているところが6割といったところでしょう。
具体的には次のようなポイントになります。
- 全体として何が言いたいのか結論ができているか
- 結論を説明するための論理や順番がわかりやすいか
- 主張を補強するためのデータは足りているか
この時点では体裁や細かな言葉遣いはまだ気にする段階ではありません。
場合によっては方向性の修正、再設定もあり
上司のチェックを受ける段階で6割程度の成果が出来上がっていなければ、そもそも仕事の設定に無理があったのかもしれません。
全体を見直すか、リソースの追加や納期を変更させてもらう必要があるでしょう。
できるだけ大きな手戻りは避けたいところですが、前提条件が許すならば上司の裁量で仕事の立て直しを図りましょう。
上司と明確なゴールを設定できたら、ひたすらに作業
上司のチェックが通ったならば、及第点はクリアしたということですから一応の保険はできたと考えられますね。
ここからは完成度を上げるための作業になります。
明確なゴールとフレームワークは完成しているので、詳細な中身を埋める作業が主です。
この段階まで行けば、ある程度の作業を後輩に頼んだりアウトソーシングすることも安心してできます。
もし作業を頼むことができたなら、ご自身は次の仕事へ取り掛かる事もできますし作業を監督して後輩指導をしながら、自分のマネージメントスキルを磨くという時間にも充てられます。
75％納期での上司チェック
納期の75％ほどのタイミングで上司のチェックを受けます。すでに50％納期のタイミングで概ねのゴールを見せています。
ですからもうこの段階では、大きな変更はは必要ありません。
上司がどうしても入れておきたい言葉や図やグラフの見せ方の工夫、ちょっとした装飾のアイデアなどに終止します。
納期通りの納品
75％納期の段階でほぼ完成していますから、早く納入したくなるのもわかります。
でも、納入は納期通りで良いでしょう。
あえて後回しにしたことや、質疑応答用に巻末資料を作っておくというような時間に充てましょう。
まとめ
今回は成果を出すための時間の使い方についてご紹介しました。
まず事前に理解しておくポイントは次の通りでした
- 価値を産まないこだわりは悪、思い切り捨てる
- 開始前半の作業がほぼ全ての成果を決めると理解する
- 仕事のゴールは探り出すもの、納入先もゴールがイメージできていないと知る
更に具体的な行動に落とし込むこととして
- 納入先との前提条件とゴールのすり合わせ
- 全体納期の設定
- 納期の半分、さらに半分でのチェック
- アウトソースも活用した作り込み作業
がありました。
特に今回強調したいのは納期の前半のうちに成果の大半を出すというポイントです。
問題を発見するのも成果のうちですから、決してうまく行っていることばかりを前半に出すということではありません。
この考え方を基本にして、自分のタイムマネジメントを考え直してみましょう。
きっと仕事の成果が以前より早く出て来ることに、ご自身で気づくことでしょう。
