この記事を読んで少しだけ人生を変えるのに必要な時間は約 6 分です。
サボってるわけじゃないし、自分でもやらなきゃならないとわかっているんだけど、なぜだかどうしてもこれだけは手を付けるのが億劫だなと思う仕事ってありませんか？
私はあります。何なら毎日あります。
この記事の要約
- 誰だって仕事が億劫に感じる事はある、卑下することはない
- 大きすぎる仕事はやる気を失う
- 適度な大きさ(ベイビーステップ)に分解することでやる気が回復
- おすすめアプリのご紹介
なんだか仕事がめんどくさいなあ。
誰だって、そんな気持ちになることはありますよね。そんなときは自分を責めることは、何もありません。
でも仕事がなんだか億劫に感じたとき、あなたならどうやって乗り越えますか？
えいや！っと無理して、手をつける？
今日はやるきでないだけ、とできるだけ避けて通る？
やる気が湧いてくるシンプルな方法
そんなときにおすすめの、やる気が湧いてくるシンプル方法があります。
それは、これからやろうとしている仕事を紙に書き出すのです。
できれば付箋紙に書き出してみると更にはかどって便利です。
もう少し詳しく、手順をご紹介します。
完成形をできるだけ具体的にイメージする
まずは、その仕事の最終的な出来上がりをイメージして見ましょう。
あなたがやろうとしてるその仕事には何が求められているのか？
その仕事のどうしても外してはいけないポイントってなんだろうと考えて見ます。
もし考えてわからないときは、素直に上司に確認しましょう。
たとえばあなたに、何がの業務マニュアルを書くという仕事があったとしましょう。
この仕事の目的は、もちろんマニュアルを完成させることです。
ですが更にもう少し深く考えると、マニュアルの目的というのは「マニュアルを読んだ誰かがマニュアルに書かれている業務をできるようになること」ですね。
さらに具体化するために、今回は新人のAくんがわかるレベルのマニュアルを書くんだと決めたとしましょう。
なんとなくおぼろげに、マニュアルのコンテンツやどの程度の詳しさが必要か思い浮かべられましたか？
おもむろに、やらなきゃならないとを書き出す
完成イメージが見えてきたところで、完成までにやるべきことをおもむろに書き出してみましょう。
とりあえず順番や抽象度などは気にせずに、思いつくままに書きましょう。
コツとしては、長い文章にならなくても良いので付箋1枚にひとつ箇条書きをすると良いでしょう。
例えば
「作業手順を書く」、「アプリのスクリーンショットを取る」、「目次を作る」、「課長に確認」、「新人Aくんが理解できるかテスト」・・・
タスクレベルまで分解する
おぼろげに作業工程が見えてきたら、抽象度の高い内容がないかチェックします。
もし抽象度が高いなと思うものがったら、もっと具体的な作業に分解してみましょう。
例えば上記の「作業手順を書く」は、まだまだ抽象度が高いようです。いくつかのタスクとして分解したほうが良いでしょう
例えば
「作業手順を書く」→「作業を分類をする」、「作業ごとに手順を箇条書きにする」、「適切な順番に並べ替える」、「説明本文を作る」
くらいまで分解できそうです。
ひとつのタスクの所要時間を見積もってみる
タスクレベルに分解できたら、ひとひとつの所要時間を書き入れてみましょう。おおよそで構いません。
中には誰かに頼まなければならないこともあるかもしれませんが、構いません。自分ならこれくらいでできるんじゃないかな？という数字を入れておきましょう。
どうでしょうか、ほとんどは長くとも数十分から1時間程度の「作業」になってませんか？
もし数日かかるような物がまだ残っているなら、それ自体をひとつの仕事として分解しましょう。
タスクの順番を並べ替える
次に、タスクを書いた付箋紙を作業をする順番に並べ替えます。
おそらくタスクのなかには、あるタスク終わらないと、このタスクは始められないという制約があるものが見つかるはずです。
上記の例では、「手順の箇条書き」が終わらないと「説明本文」は開始できないはずです。
このような成約に気をつけて、作業する順番を決めましょう。
実行あるのみ
ここまで出来たら、作業の順番を表に起こして管理しても良いのですが先程決めた順にやっつけていくのでも構いません。
もしひとに頼むタスクがあるならば、やっていもらっている間に並行して自分も他のタスクを進めてしまえばトータルの所要時間は当初の見積もりより短く出来てしまうかもしれません。
ベイビーステップに分解することで「できる！」と感じる
どうでしょうか。はじめはなんだか億劫に感じていた仕事が、ひとつひとのタスクに分解すると案外簡単にできそうに感じませんか？
先の見えないくらい複雑な仕事や、とにかく作業ボリュームが大きそうな仕事を目の当たりにすると誰だって怯んでしまいます。
でもそんなときは、誰でもできそうな簡単な仕事の単位に分解することなんです。
こうすることで、怖気づいた自分に「できる！」感を与えてやることができるんです。
部下や後輩のマネージメントにも有効
実はこのやり方は、あなた自信のやる気を回復させる他に仕事のやり方で困っている部下や後輩のマネージメントにも活用できます。
やり方は、ほとんど同じです。
ただし部下や後輩に使う場合はあなたがタスクに分解するのではなく、できるだけ相手に考えるように促してください。部下の成長に繋がります。
おすすめアプリ
今回ご紹介した方法は、付箋紙を使ってタスクを書き出すと割とすらすらとタスクが思いつくはずです。
はじめからエクセルの表に整理しながら書くのではなく、書き出すことと整理することを分けてやるわけです。
この方法にピッタリのアプリが、ポストイットでおなじみの３M社のPost-it®アプリです。
このアプリは、デジタルのPost-it®そのもの。手書きも出来ますので、iPadとApple pencilを使ってスラスラとタスクの分解や並べ替えできます。
まとめ
これから登る山が高すぎると、どうにも腰が引けることはよくあること。
ちょっと面倒だなとか、自分にとっては難しすぎるかもと感じるなら赤ちゃんの一歩まで分解することです。ちょっとしたタスクを積み重ねると、そのうちノッてきてサクサク進んでしまって、いつの間にか終わっていたということもよくあります。
気合で乗り切るより、工夫で乗り切りましょう。
